Verslag opmaken
Samenvatting en transcript worden opgemaakt in uw eigen format, klaar om in uw dossier of zaaksysteem verder te gaan.
Verslag
Per type gesprek automatisch een verslag in uw eigen format.
Na het gesprek stopt het werk niet. U richt per gesprekstype in wat er daarna gebeurt: verslag opmaken, mailen, doorzetten. De medewerker kiest bij afronden welk type het was. De keten loopt in dezelfde afgeschermde EU-omgeving als het gesprek, ook wanneer er getolkt is.
Wat het is
Geen losse tool naast de balie.
Een workflow is een gesprekstype met een vaste keten van taken. Bijvoorbeeld: inschrijving aan het loket, intake in de zorg, of een oudergesprek op school.
Als de medewerker de sessie afrondt, kiest die het type, of 'Overige' wanneer geen vaste keten past. Metaphrase voert daarna de stappen uit die bij dat type horen.
Hoe het loopt
Van gesprek naar vervolg, zonder opnieuw overtypen.
De keten begint waar de console eindigt: bij het transcript en de tweetalige samenvatting.
- 01
Gesprek vastleggen
Het gesprek wordt getranscribeerd, live of achteraf. Aan het eind ligt er een transcript en een tweetalige samenvatting klaar in uw eigen format: het startpunt van elke workflow. Werd er getolkt, dan zit de vertaling er meteen bij.
- 02
Type kiezen
De medewerker rondt de sessie af en kiest welk gesprekstype het was. Daarmee staat vast welke keten volgt.
- 03
Verslag opmaken
Metaphrase maakt het gespreksverslag op in uw eigen format: samenvatting plus transcript, klaar om te printen of als PDF te bewaren.
- 04
Doorzetten
Het verslag kan automatisch gemaild worden naar vastgelegde ontvangers. Meer stappen volgen naarmate uw processen dat vragen.
Integratie
Aansluiten op uw processen en systemen.
Workflows horen bij wat u al gebruikt. Het verslag en de vervolgstappen landen waar uw organisatie verder werkt, niet in een apart eiland naast de balie.
Doorzetten naar collega's
Het verslag mailt automatisch naar de juiste ontvangers, met onderwerp en adressen die u per workflow vastlegt.
Uw processen, niet de onze
We richten de keten in op hoe u werkt. Nieuwe koppelingen volgen wat de pilot bij u oplevert.
Voorbeelden
Zelfde engine, andere afhandeling.
Aan het loket
Na een inschrijving: verslag naar het zaaksysteem of de collega die de aanvraag verder oppakt, zonder dat de balie alles opnieuw typt.
Na een intake
Anamnese afronden met een tweetalig verslag naar het dossier of de behandelaar die het gesprek niet bijwoonde.
Na klantcontact
Servicegesprek mailt een bevestiging of samenvatting naar de bezoeker en intern naar de juiste wachtrij.
Controle
U houdt de regie over het proces.
Wie mag beheren
Workflows aanmaken en wijzigen is een aparte rechtenrol. Medewerkers die alleen tolken, zien de ketens wel maar hoeven ze niet te bouwen.
Wat er mag starten
Alleen de stappen die u in de keten zet, worden uitgevoerd. Geen verrassingen na afronden.
Waar het blijft
Uitvoering gebeurt in dezelfde afgeschermde EU-omgeving als het gesprek zelf. Geen publieke AI-dienst tussendoor.
Samen inrichten
Wij helpen u de eerste ketens klaarzetten.
Tijdens de pilot kijken we welke gesprekstypes bij u het meeste voorkomen, welke vervolgstappen daarop moeten volgen, en wie wat mag starten. U houdt de controle; wij beheren de omgeving.
- Welke gesprekstypes eerst
- Welke taken per type
- Wie beheert, wie alleen kiest
Verder
Het verslag meenemen in de pilot.
We richten niet alleen het vastleggen in, maar ook de afhandeling erna. Na twee weken weet u of het verslag en de ketens tijd besparen, niet alleen of de tekst klopt.